Nog maar enkele decennia geleden moest u rennen naar de vaste telefoon om geen reservering te missen.
Vandaag de dag gebeuren sommige reserveringen nog altijd via de – vaste of mobiele - telefoon. Maar ook het reserveringsformulier op uw website of uw socialemediakanalen is voor klanten bijzonder handig om te reserveren. Een andere mogelijkheid zijn korte berichten via sms, Messenger of Whatsapp.
Deze talloze manieren waarop reserveringen kunnen gebeuren zorgen ongetwijfeld voor meer klanten en daar bent u natuurlijk tevreden mee. Wat u waarschijnlijk minder tevreden stemt is dat u hierdoor vaak het overzicht kwijtgeraakt. De vele kanalen via welke de reserveringen kunnen binnenkomen heeft de organisatie van uw zaak er niet makkelijker op gemaakt.
Een klassieke agenda
Een agenda bijhouden is een degelijk, klassiek systeem om reserveringen bij te houden. Maar zo’n klassieke agenda heeft ook heel wat nadelen.
Zo’n agenda heeft u niet altijd bij de hand. Mensen hebben steeds minder geduld. Als u niet snel genoeg hun reservering bevestigt gaan ze vaak op zoek een zaak waar ze wel meteen een bevestiging krijgen.
Verschillende medewerkers kunnen in een klassieke agenda reserveringen noteren en door hoe meer handen deze gaat hoe groter de kans dat hij op de een of andere dag zoek geraakt.
Als uw medewerkers niet op de hoogte zijn van reserveringen via andere kanalen dan is de kans groot dat uw organisatie helemaal in het honderd loopt.
Heel veel horecazaken hebben nog steeds de sprong niet gemaakt van een klassieke agenda naar een centraal reserveringssysteem. Houdt u het ook nog steeds bij een beduimeld exemplaar van een agenda die overal in uw horecazaak rondslingert? Jammer, want hierdoor kunt u tal van kansen missen.
Een centraal reserveringssysteem
Minder werk en minder fouten
De kans is groot dat u een reservering die via een berichtje op uw mobiele telefoon binnenkomt terwijl u op de markt ingrediënten aan het uitkiezen bent, gewoon vergeet. En ook door de grote drukte in uw horecazaak zelf kunt u makkelijk een reservering verkeerd noteren. U bevestigt misschien te snel zonder er eerst de agenda op na te kijken.
Een online reserveringssysteem kan u bij dergelijke situaties helpen. Elke reservering kan worden geaccepteerd met slechts één klik. U bespaart uw kostbare tijd en ziet alle informatie over de reserveringen op het scherm.
Terugdringen van het aantal ‘no shows’
Gasten die niet komen opdagen zorgen voor financieel verlies. U had niet alleen extra ingrediënten in huis gehaald en extra medewerkers voorzien, maar u loopt ook de kans op walk-in gasten mis als u tafeltjes moet ‘vasthouden’.
Met een centraal reserveringssysteem kunt u klanten automatisch aan hun reservering herinneren. Anderzijds kunnen klanten u makkelijk tijdig laten weten als ze om een of andere reden wat later zullen zijn.
Een ander groot voordeel is dat u via een centraal reserveringssysteem makkelijk een aanbetaling kunt vragen. Een aanbetaling willen klanten niet verliezen. Komen uw gasten toch niet opdagen dan heeft u alvast niet alles verloren.
Alle informatie op een centrale plaats
Als alle informatie op een centrale plaats wordt verzameld dan geeft u dit als horeca-uitbater een beter overzicht.
In de eerste plaats vermijdt u hierdoor dubbele reserveringen. Maar dit overzicht zorgt ook op andere vlakken voor een efficiëntere organisatie.
U kunt doelgerichter ingrediënten aankopen. Uw medewerkers kunnen van tevoren al schikkingen treffen in de zaal. Uw chef-kok kan zich beter voorbereiden. Uw personeel kunt u beter inplannen.
U leert uw zaak beter kennen
Een centraal online reserveringssysteem biedt u een overzichtelijke analyse die u kan helpen om uw horecazaak te laten groeien.
U krijgt een beter zicht op het tijdstip waarop welk soort klanten reserveren. U kunt perfect nagaan wat uw populairste reservatiekanalen zijn en hierop inspelen door extra marketing campagnes te voeren. Door het bijhouden van de data van uw klanten kunt u persoonlijke suggesties geven en uw dienstverlening optimaliseren.
Blijf op de hoogte
Als horecaconsultant volg ik uiteraard alle ontwikkelingen op de voet. Wilt u goed geïnformeerd blijven, schrijf u dan zeker in om op de hoogte te blijven of neem vrijblijvend contact met mij op.