U weet het vast wel: het kan behoorlijk puzzelen zijn om een efficiënte personeelsplanning op te stellen.
Als horecaondernemer moet u met veel dingen rekening houden als u de planning opmaakt: piekperiodes, vakantieperiodes, evenementen die u hebt gepland, een optimale bezetting, personeelskosten en de wensen van uw medewerkers.
Ook externe factoren zoals bijvoorbeeld het weer of een evenement in de buurt kunnen uw planning beïnvloeden. Bij mooi weer is de kans groot dat uw terras drukbezet is en ook evenementen in de buurt kunnen voor meer bezoekers zorgen.
En dan zijn er helaas ook nog onvoorziene omstandigheden… de plaatselijke wielerclub die na een vermoeiende rit verfrissing komt zoeken op uw terras, uw chef-kok die ziek is gevallen, een van uw zaalmedewerkers die niet komt opdagen, …
Stap 1: een anoniem uurrooster
Wilt u een planning opmaken voor de komende week of maand ga dan eerst en vooral na welke functies en hoeveel medewerkers u per dag nodig hebt. Vermeld hierbij nog geen namen maar houd het voorlopig anoniem.
Ga per functie uit van het minimaal en maximaal benodigd aantal medewerkers. Hou ook rekening met verschillende shiften en vermeld per functie begin- en eindtijd van de dienst.
Stap 2: wie is er beschikbaar?
Ga na welke medewerkers er beschikbaar zijn op welk moment en voor hoeveel uur.
Zet dit voor alle medewerkers per functie in een duidelijk overzicht.
Stap 3: het puzzelen kan beginnen
Nu je een algemeen overzicht hebt van het uurrooster en weet wie wanneer beschikbaar is, kunt u uw planning concreet beginnen opstellen.
Begin met de fulltime krachten en plan vervolgens de deeltijdse medewerkers in. Vermeld per medewerker ook de functie en de vaardigheden. Houd rekening met eventuele voorkeursdagen en shiften en vrije dagen. Dit kost u wat meer tijd en wat meer puzzelwerk maar tevreden medewerkers zijn gemotiveerder om goed werk te leveren.
Zitten er gaten in uw planning, vul deze dan op met freelancemedewerkers of flexikrachten. Zorg voor een lijst met back-up medewerkers die u altijd kunt contacteren in geval van onvoorziene omstandigheden.
Stap 4: breng iedereen op de hoogte van de planning
Nu u een definitieve planning hebt opgesteld kunt u iedereen hiervan op de hoogte brengen en deze onder uw medewerkers verspreiden.
U kunt de planning op een A 4-tje uithangen in een gemeenschappelijke ruimte. Zo kan iedereen de planning raadplegen of … net niet. In het verleden was dit een prima oplossing maar tijden zijn veranderd.
Vandaag de dag wordt volop gebruik gemaakt van digitale toepassingen en ook om iedereen op de hoogte te houden van de planning of - misschien nog belangrijker – de wijzigingen zijn dit heel efficiënte oplossingen. U kunt natuurlijk een beroep doen op gespecialiseerde firma’s die op maat gemaakte oplossingen bieden maar ook online tools zoals Google drive, Google calendar of Dropbox klaren deze klus perfect. Bovendien kunt u van deze tools helemaal gratis gebruik maken.
De meeste mensen houden hun smartphone dicht bij de hand. Verandert de planning dan is iedereen hier meteen van op de hoogte en worden wijzigingen minder vaak over het hoofd gezien. Iedere medewerker weet meteen van op afstand waar hij of zij aan toe is. Kan het nog makkelijker?
Blijf op de hoogte
Als horecaconsultant volg ik uiteraard alle ontwikkelingen op de voet. Wilt u goed geïnformeerd blijven, schrijf u dan zeker in om op de hoogte te blijven of neem vrijblijvend contact met mij op.